Kurumsal E-Posta Nasıl Yazılır?
10.02.2021 10:55 1176 Görüntülendi

Kurumsal E-Posta Nasıl Yazılır?

Yapılan bir araştırmaya göre günümüzde gönderilen ve alınan e-posta sayıları dünya çapında 300 milyar gibi bir rakam oluştururken, bu rakam sadece 2023 yılında 350 milyara kadar ulaşabilir. Aslında araştırma sayesinde anlaşılan o ki yakın gelecekte de e-posta kullanmayı halen sürdüreceğiz. 

Kurumsal E-Posta Nasıl Yazılır? | Atak Domain Hosting

Rakamlara bakılırsa, e-postalar özellikle kurumsal iletişimde yani iş dünyasında temel iletişim unsuru olarak kullanılıyor. Yine bir araştırma bağlamında elde edilen rakamlar çerçevesinde de e-posta istatistikleri bağlamında bir iş yerinde her personel genellikle günde 120 civarı mail gönderiyor ve mail alıyor. Aslında bu noktada bir rekabet durumu da yaşanırken, bu rekabette daha başarılı bir hale gelmeniz için kurumsal e-posta yazımında bazı kurallara dikkat etmeniz gerekiyor. 

Atak Domain olarak sizler için kurumsal e-posta nasıl yazılır sorusunun cevabını detaylı bir şekilde anlatmaya çalıştık.

Kurumsal E-Posta Yazımı Nasıl Yapılır?

Günlük olarak gönderilen arkadaş ve kampanya maillerinden farklı olarak kurumsal e-posta çok özel ve profesyonel bir üsluba sahip olmalıdır. Bu konuda kurumsal bir format kullanıldığında, gönderilen kişide güvenilir bir imaj sağlanırken, profesyonel olduğunuzu da ortaya koyar.

Profesyonel ve belirli bir formata sahip kurumsal e-posta için bazı önemli ipuçları göz önünde bulundurulmalıdır.

1- E-Posta Konusu Kullanımı

Aslında sadece kurumsal e-posta değil her mailde mutlaka konu satırı yani e-posta konusu bulunmalıdır. Bu mesajı gönderdiğiniz kişi için sadece birkaç kelime ile mesajın ne içerdiğini ve değerinin ne olduğunu ifade eder.

Bu konuda e-posta istatistikleri incelendiğinde; kurumsal e-posta alan her 3 alıcının biri bu mailde yer alan konu satırını akılda kalıcı gördüğü için maili incelemeye değer görüyor. Ayrıca neredeyse insanların %70 gibi bir oranı konu satırına göre maillerde spam veya spam değil kararı veriyor. 

İstatistikler bağlamında da görüldüğü üzere konu satırı bir kurumsal e-posta için çok önemli bir nokta oluştururken, konu satırında da mutlaka bazı ayrıntıları önemsemeniz gerekir. Bu konuda;

  • Konu satırı en fazla 50 karakter olmalı ve kısa yazılmalıdır.
  • Konu satırında kullanılan kelimeler veya cümle harekete geçirecek ya da akılda kalıcı olmalıdır.
  • İyi bir konu satırı seçmek için A/B testi yapılabilir. 

 

2- E-Posta Giriş Selamlaması

Eğer ilgi çekici bir şekilde alıcı e-postayı okumayı tercih ediyorsa, bu postayı açtığı anda karşısına çıkan ilk nokta kullandığınız selamlama olacaktır. Aslında bu konuda alıcı ile aranızda bulunan iş ilişkisi bazen samimi ve köklü olduğunda, resmi bir selamlamaya gerek duyulmaz. Ancak çok iyi tanımadığınız veya tamamen resmi bir ilişki kurduğunuz kişilerle iş açısından e-posta gönderip/alıyorsanız, gayet resmi bir dil kullanması gerekir.

Resmi temalı bir e-posta için selamlama kısa ve net olmalıdır. Bu noktada kullanılabilecek seçenekler arasında;

  • Merhaba + İsim profesyonel bir iş ilişkiniz yani ahbaplığınız olan kişiler için uygun olacaktır.
  • Herkese merhaba bir grup üzerinden hitap etmek istediğinizde uygun olacaktır.
  • Sadece merhaba alıcının kimliği net olarak bilinmediğinde kullanılabilir.
  • Sayın + İsim tamamen resmi bir görüntü oluşturmak için tercih edilebilir.

3- Asıl Etki İçin Gövde Metni Kullanımı

Kurumsal E-Posta Nasıl Yazılır? | Atak Domain Hosting

Bir e-posta gönderiminde asıl etkiyi elbette ki gövde metni oluşturacaktır. Bu noktada konuyu anlatırken samimi olmak, çoğu zaman tercih edilse de kurumsal e-posta için profesyonellik korunmalı ve mesaj net bir şekilde iletilmelidir. Gövde metinlerinde sırası ile dikkat edilmesi gereken kurallara bakılırsa;

  • Öncelikle kısaca kendinizi tanıtmanız veya karşıdaki kişi sizi tanıyorsa selam sonrasında sadece hatırlatma yapmanız yeterli olur.
  • Mesajın çok fazla teferruatlı ve uzun olması, geri dönüşün ve cevabın da geç olmasına neden olur. Bu nedenle kısa bir mesaj iyi olacaktır.
  • Mail üzerinde anlattığınız konu her neyse, net bir şekilde ifade edilebilmelidir ve okunabilir bir şekilde madde işaretleri ya da kısa paragraflar ile anlatılmalıdır.
  • Eğer bilgilendirme ya da talepte bulundunuz kişi konuda uzman ise çok fazla bilgiye hiçbir zaman gerek yoktur.
  • Gövde metni yazılırken, büyük harf küçük harf kullanımı, ünlem işaretleri ve noktalama işaretleri tamamen doğru şekilde kullanılmalıdır.

4- İyi Bir Kapanış Yapmak

Kurumsal e-posta gönderiminde son noktada doğru bir izlenim için okuyucuda anlam ifade edecek ve mailin sonucunu ortaya çıkaracak bir kapanış yapılmalıdır. Örneğin, hazırlık sonrası bir iş için cevap verilmesi gerekiyorsa, ön hazırlıklar sonrasında cevap almak istediğinizi kısa bir cümle ile belirtebilirsiniz.

Kapanış yaparken kullandığınız mailde mutlaka bir kurumsal e-posta imzası yer almalıdır. Bu imza kullandığınız selamlama gibi her zaman standart ve alıcı ile aranızdaki ilişkiye uygun olmalıdır. Yani sadece “iyi günler dilerim”, “teşekkürler” veya “sevgilerimle” gibi bir mesaj kullanılabilir.

5- E-Posta İmzası

Bir e-posta için kapanışı gerçekleştirildikten sonra insanların kim olduğunuzu, size nasıl ulaşılacağını ve hangi konumda bulunduğunuzu öğrenmesi her zaman doğru olacaktır. Baştan sona iyi bir format kullanılarak, kurumsal e-posta hazırlandıktan sonra son noktada da bir imza yer almalıdır. Bu imzanın içeriğinde;

  • Öncelikle adınız ve kurum içi unvanınız
  • E-mail adresi, telefon numarası veya kullandığınız web sayfası gibi iletişim bilgileriniz
  • Eğer bulunuyorsa, sosyal medya profil bağlantılarınız
  • Toplantı gönderileri için de kullanılabilecek takvim bağlantısı
  • İmzada görsellik sağlayacak logo, kurumsal tasarım veya profesyonel bir fotoğraf kullanılabilir.

Kurumsal E-Posta Nasıl Yazılır? | Atak Domain Hosting

E-posta finallerinde imza kullanımı için internet forumlarında olduğu gibi süslü yazılar, karmaşık tasarımlar ve çok cafcaflı görseller yer almamalıdır. Yani imza insanların net bir şekilde anlayacağı ve kurumsal yapıyı gayet doğru şekilde ifade edecek bir görsellik sunmalıdır.

Kurumsal e-posta yazılırken genellikle konu satırı, selamlama, gövde metni ve final yazısı değişiklik oluşturabilir. Fakat kurumsal e-mail için belirlenmiş imza, her kim ile görüşme sağlarsanız sağlayın genellikle sabittir ve her maili sonunda otomatik olarak kullanılır.

Bugün kurumsal e-posta çalışmaları için belirli bir e-mail adresi sahibi olan her personel veya yönetici mutlaka mail ayarlarında gönderimler sonunda kullanılacak e-posta imzası şemasını standart olarak belirlenmiştir ve otomatik şekilde kullanılır. Bu nedenle yanlışlıklar oluşmaması ve insanların her zaman doğru bilgileri elde edebilmesi için periyodik olarak e-posta imza metni gözden geçirilmeli ve gerekli değişimler yapılmalıdır.

Son Bir Özet

Son bir özet gerçekleştirilmesi gerekirse, kurumsal e-posta için 5 önemli maddeye dikkat etmek gerektiği görülmektedir. Bu kapsamda;

  1. Öncelikle en fazla 50 karakter ile oluşmuş bir konu satırı kullanılmalı.
  2. Gerektiğinde samimi gerektiğinde tamamen profesyonel şekilde doğru bir selamlama yapılmalıdır.
  3. Mailin içeriğini net bir şekilde anlatan ve amacını belirten bir metin, hem açık hem de net bir şekilde madde işaretleri ve doğru bir biçimlendirme ile yazılarak tamamlanmalıdır. 
  4. Kapanış gerçekleştirirken gereken noktalarda arkadaş canlısı ama gereken noktada mutlaka profesyonel bir kapanış yapılmalıdır.
  5. Son noktada mutlaka güncel bilgileri ve kurumsal kimliğinizi ortaya koyacak bir imza kullanılmalıdır.

Atak Domain olarak özellikle iş dünyası içerisinde yer alan herkesin gündelik hayatta bazen onlarca bazen yüzlerce defa kullanması gereken kurumsal e-posta gönderileri için bir rehber hazırladık. Bu rehber bağlamında aldığınız bilgileri iş hayatınızda uyguladığınızda, kısa ve amacına ulaşan kurumsal e-posta gönderileri sayesinde daha iyi sonuçlar elde edebilirsiniz.