Etkili E-Mail Nasıl Yazılır?
Malumunuz iletişim araçlarından telgraf ve mektubun geçerliliği ortadan çoktan kalktı. Artık güne e-postalarımızı kontrol ederek başlıyoruz. Akıllı telefonların maillerimize anlık ulaşım sağlamaları iletişimi ciddi anlamda hızlandırmış durumda. Her gün gerek işimizle ilgili, gerekse dost ve akranlarımızla iletişim için onlarca mail gönderiyoruz. Mail yazmanın tıpkı mektup yazmak gibi bazı kuralları var. Bu kurallar iletimizin okunurluğunu ve anlaşılırlığını artırmakta. Dolayısıyla, doğru mail yazımı meramınızı muhatabımıza daha etkin bir şekilde anlatabilme imkânı sağlamaktadır.
Daha okunur ve etkili mail yazmak istiyorsanız aşağıdaki mail yazma kurallarına dikkat ediniz;
E-Mailin Kim Tarafından Gönderildiği Belli Olsun
Gördüğüm kadarıyla birçok Outlook kullanıcısı maillerini Outlook’a tanımlarken ad-soyadı bölümünü sağlıklı doldurmadığı için karşı taraf mail gönderenin ismini tam olarak görememekte. Bu durum diğer şirket ve şahıs maillerinde de yaşanmakta. Alan kişi mailin kim tarafından gönderildiğini tam anlayamadığı için maili doğrudan silebilmektedir.
Yazdığınız Mailin Konusunu Belirtiniz
Gönderilen maillerde karşı tarafın ilk göreceği bölüm sizin mailinizin konu/subject bölümüne yazdığınız kelimelerdir. Mailinizin konusunu mesajınızın içeriğini özetleyecek şekilde düzenleyiniz. Örneğin AtakDomain.com web sitesi üzerinden domain siparişi veren bir müşteriye siparişi hakkında mail gönderirken “1927 sipariş nolu artvinbali.com Siparişiniz hakkında” şeklinde bir mail göndermek müşterinin ilgisini artıracaktır. Tam tersi “konusuz” – “no subject” mailler hem ciddiyetten uzaktır hem de okunmadan silinme ihtimalleri var.
Muhatabınızı Selamlayarak Başlayınız
“Önce selam, sonra kelam” düsturunca muhatabınızı selamlayarak mailinize başlayınız. Samimiyet derecenize ve mailin içeriğine paralel bir şekilde hal hatır sorunuz. Tabi resmi yazışmaları ve şirket içi ast üst ilişkilerini bunun dışında tutmanızı tavsiye ederim. Bu konuda kültürel ve dini değerleri göz önünde tutmalısınız. Atak Domain’de özellikle Müslüman ülkelerle domain konusunda yaptığım yazışmalarda “Selamın Aleyküm” sözüyle başlayan maillerime çok daha hızlı cevap aldığımı müşahede ettim. Fakat ülkemizde bu tarz bir mail başlangıcı size ideolojik bir kisve giydirecektir. Mesajlarınızda kullanacağınız selamın balans ayarını güncel yaşantınız doğrultusunda kendiniz yapınız.
Mailiniz Kısa ve Öz Olsun
Gönderdiğiniz e-postada edebiyat parçalamaya kalkmayın. Kurduğunuz ilk cümleden başlayarak ne anlatmak istediğinizi hemen anlatın. Örneğin
“Ahmet Bey merhaba!”
“Nasılsınız?
Perşembe Günü yapmış olduğumuz telefon görüşmemize istinaden talep etmiş olduğunuz teklifimiz ektedir. Bilginize sunarım.
Dil bilgisi – Yazım Kurallarına Dikkat Ediniz
Mail de yazsanız, dilbilgisi ve yazım kurallarına riayet edin. Örneğin, gerekli yerlere “de”, “da”, “mi” gibi ekleri ayrı yazınız. Noktadan sonra bir boşluk bırakarak yazınıza devam ediniz. Arada boş satırlar bırakınız, mesajınız daha rahat okunur hale gelir.
Mailinizi Büyük Harflerle Yazmayınız
Mesajınızın tamamını büyük harfler ile yazmayınız. İnternet dünyasındaki genel anlayış, tamamı büyük harflerle yazılan maillerin karşı tarafa BAĞIRMAK – HAKARET ETMEK – KABALIK ETMEK anlamına geldiğidir. Tabii, karşı tarafa bağırmak istiyorsanız, o başka.
Nezaketi Elden Bırakmayınız
E-mail gönderirken günlük hayatımızda olduğu gibi kullandığımız kelimelerde nezaketi elden bırakmamak gereklidir. Muhatabınıza ikinci tekil şahsa değil de ikinci çoğul şahsa hitap edercesine hitap ediniz. Örneğin;
Fatih Bey merhaba!
Mail adresinizi Necati Bey’den aldım. Kurumsal emlak paketleriniz konusunda şirketimize gelerek sunum yapmanız mümkün mü? Konuya dair olumlu veya olumsuz bilgi vermenizi rica ederiz!
Süleyman Yılmaz / Artvin Gayrimenkul.
Mutlaka İmza Kullanınız
E-postalarınızda imza kullanmanızı altını çizerek tavsiye ederim. Bunun çeşitli faydaları vardır. Birincisi, muhatabınız sizin tam olarak kim olduğunuzu, hangi şirketten yazdığınızı ve hangi pozisyonda görev yaptığınızı doğrudan öğrenecektir. Bu durum sizin ve şirketiniz açısından şeffaflıktır. Ayrıca imzaya koyacağınız telefon, faks, adres, e-posta, web adresiniz gibi bilgiler size e-posta dışı farklı yollardan da ulaşılmasını sağlayacaktır. Ayrıca unutmayınız ki imzalı bir e-posta günümüzde gönderilecek en etkin bir tanıtım aracıdır.
Özellikle şirketlerde e-posta imzası, standart hale getirilmelidir. Ortak kullanılan imza, şirketin standart değerlere sahip olduğunu, ayrıca şirket disiplinini gösterir. Ortak bir imza tanımlanmaması halinde, şirket maillerinde çok seslilik hâkim olacaktır.
Maillerde kullanılacak imzalarda dikkat edilecek bir husus muhatabın dikkatini ve düşüncesini başka taraflara sürükleyecek özlü söz vb. uygulamalardan kaçınılmasıdır. İmzalarda şirketin sloganı kullanılabilinir.
Ekli Dosyalarınız Kaç MB?
Göndermekte olduğunuz maillerde mailinizin bir defada ortalama kaç MB dosya gönderebildiğini baştan öğrenmenizde fayda var. Örneğin Atak Mail üzerinden 15 MB üzeri dosyalar gönderilememektedir. Siz 20 MB’lık dosyayı tek e-posta ’dan göndermeğe kalkıştığınızda hata alacak ve muhtemelen Atak Mail destek ekibine başvuracaksınız. Bu bir zaman kaybıdır. Varsayalım 15 MB ve üzeri bir maili karşı tarafa gönderdiniz, hali hazırda %80 mail sistemi dosya aşırı büyük olduğu için mailinizi reddedecektir. Bu tarz sorunlarla karşılaşmamak için göndermiş olduğunuz yüklü dosyaları mümkünse bölerek veya ftp üzerinden gönderebilirsiniz.
Mail Yazmak Mutlaka Gerekli mi?
Bu sorunun cevabını mutlaka tavsiye ederim. Telefonla hızla dönüş alabileceğiniz bir konu için mail yoluyla iletişimi tercih etmeyin. Amaçlarınıza ulaşmak için uygun olan araç en iyi araçtır.
Belirtmiş olduğumuz kurallara uyarak daha etkili bir mail yazmayı deneyin. Deneyin e-postalarınızın daha çekici ve etkili okunur olduğunu göreceksiniz.
